Czy wiadomo o co chodzi?

Niby każdy to wie, jednak próba zgłębienia tego tematu przynosi wiele różnych odpowiedzi. Okazuje się, że w wielu firmach pojęcie wsparcia informatycznego jest różnie rozumiane. Kluczową rolę odgrywa świadomość kierownictwa firmy, które wykazuje bardzo zróżnicowany stosunek do zagadnień związanych z infrastrukturą teleinformatyczną.

 Etapy rozwoju

Z praktycznego punktu widzenia wsparcie IT w mikrofirmach jest rozumiane jako:
-zakup wszelkiego rodzaju urządzeń teleinformatycznych,
-zakup programów do firmy,
Wraz ze wzrostem firmy pojawiają się kolejne komputery, drukarki, routery WiFi. W pewnym momencie właściciel firmy postanawia, że urządzenia powinny ze sobą współpracować i zleca wykonanie okablowania stanowiącego podstawę sieci lokalnej (LAN). Warto zauważyć, że do tego momentu wszelkie komputery są kupowane w różnych odstępach czasowych i od różnych dostawców. Podstawowe kryterium zakupowe zwykle stanowi cena, to sprawia, że infrastruktura teleinformatyczna pochodzi jak mawiali przodkowie – „Od Sasa do lasa.” Taka infrastruktura z reguły nie jest właściwie zarządzana ponieważ nie ma odpowiedniej opieki. Opiekę sprawuje właściciel firmy, wskazany pracownik czy zaprzyjaźniony student.

Tego typu firmy często nie cenią kwalifikacji IT, czego przejawem jest niski budżet na prace wchodzące w zakres profesjonalnego zarządzania infrastrukturą informatyczną. Opieka informatyczna często jest zapewniana przez przypadkowe osoby, które chcą sobie dorobić i które często testują swoje umiejętności teoretyczne w praktyce, eksperymentując na żywym organizmie firmy. Oczywiście, równie często można spotkać usługodawców profesjonalnie traktujących powierzone zadania. W praktyce najwięcej zależy od właściciela firmy i jego skłonności do podejmowania ryzyka.

Sektor MSP

W miarę wzrostu firmy następuje przyrost komputerów, pojawiają się kolejne programy komputerowe. W zależności od nawyków firmy, programy komputerowe często są dobierane według kryterium najniższej ceny i przydatności demonstrowanej przez sprzedawców. Później, w praktyce wielokrotnie okazuje się, że wybór był bardzo kosztowny ponieważ firma zakupiła urządzenia adresowane do rynku konsumentów indywidualnych, czy uległa sprzedawcy zapewniającemu o wyjątkowości programu.

Profesjonalna analiza potrzeb firmy w zakresie doboru oprogramowania które odpowiada potrzebom biznesu często jest wykonywana pobieżnie przez oferentów, dostawców. Niewiele firm decyduje się na usługi niezależnego podmiotu, który może wykonać analizę potrzeb firmy, kosztów wdrożenia i przygotuje założenia przetargowe.

W pewnym momencie rozwoju firmy, gdy firma posiada w użytkowaniu kilkadziesiąt komputerów, w kierownictwie pojawia się świadomość potrzeby regularnego korzystania z bardziej profesjonalnego wsparcia informatycznego.

W tym momencie okazuje się, że dorywcza siła robocza nie zapewni odpowiedniej jakości obsługi informatycznej. Kierownictwo firmy może wybrać kilka dróg zapewnienia sobie pomocy informatycznej, tj. zatrudnienie informatyka na stałe lub skorzystanie z usługi outsourcingu IT.

Dojrzałe organizacje

Dojrzali menedżerowie mają świadomość wpływu jakości obsługi IT na procesy w firmie, dlatego często zatrudniają informatyka na stałe. Niekiedy firma decyduje się na współpracę z wyspecjalizowaną firmą zewnętrzną. W tej sytuacji występuje wiele różnych modeli współpracy, zależnych jedynie od świadomości i fantazji kierownictwa firmy. Warto wspomnieć, że bieżąca obsługa informatyczna skupia się najczęściej na pomocy w doborze, konfiguracji, utrzymaniu i zarządzaniu infrastrukturą ICT.

Odrębna historia to wszelkie usługi związane z dostosowaniem oprogramowania do szczegółowych potrzeb firmy. W ostatnich latach na rynku pojawiły się usługi oferowane w chmurze (Cloud Computing), w dowolnych wariantach adresowane do różnej wielkości firm (od mikrofirm do koncernów). Z kolei w świecie informatyki od wielu lat rozwija się specjalizacja, co sprawia, że małych firm z reguły nie stać na kilku informatyków specjalizujących się w różnych dziedzinach. Sektor MSP oczekuje z reguły wszechstronnych fachowców, którzy potrafią ogarnąć wiele różnych zagadnień.

Komu jest potrzebne wsparcie IT?

W czasach, w których komputery są w powszechnym użyciu w wielu firmach, wydaje się, że każda firma potrzebuje wsparcia informatycznego. To dosyć myląca teza ponieważ wiele małych firm zapewne nie potrzebuje komputera do wspomagania swojej działalności. Przykłady: ogrodnik, tynkarz, murarz.

Warto sobie uświadomić, że nawet w przypadku takich firm, komputer(y) jest wykorzystywany przez właściciela firmy, na poły do użytku prywatnego jak i do użytku na cele firmowe. Można zatem przyjąć z dużym prawdopodobieństwem, że sektor mikrofirm wykorzystuje komputery do celów firmowych i do celów prywatnych. Dlaczego o tym wspominam?  Wiele z tych firm ciągle się rozwija i osiąga większe rozmiary, natomiast nawyki pozostają w myśl powiedzenia „czym skorupka za młodu nasiąknie, tym później trąci”.  Nawyki bywają różne, zwykle są zależne od świadomości biznesowej i technicznej właściciela firmy.

Nieco większe firmy, kilkunastu i więcej osobowe często w większości korzystają ze wsparcia informatycznego zapewnianego ad hoc przez bardziej uzdolnionych technicznie  pracowników względnie  osoby dochodzącej z zewnątrz.

Rozmiar kształtuje świadomość

Firmy wykorzystujące w swojej działalności kilkadziesiąt i więcej komputerów z reguły są obsługiwane przez kompetentnych informatyków na etacie lub przez podmiot zewnętrzny (B2B, outsourcing IT). Zwykle to czas, kiedy kierownictwo firmy ma za sobą wiele doświadczeń z przypadkowymi informatykami i zaczyna powoli dostrzegać i doceniać wpływ IT na biznes.

Jeśli liczba komputerów w firmie przekracza ok. 60 do 100 sztuk pojawiają się kolejne wyzwania związane z zarządzaniem urządzeniami sieciowymi (routery, koncentratory sieciowe, centralki telefoniczne, urządzenia mobilne). To z reguły moment w którym kierownictwo firmy zaczyna na poważnie zauważać kwestie związane z zapewnieniem ochrony i bezpieczeństwa informacji. Zwykle, w tym momencie ujawniają się wszelkie zaniechania i zaniedbania z przeszłości, gdy firma była znacznie mniejsza. Zaniedbania z przeszłości pociągają za sobą znacznie większe koszty w przyszłości, wiedzą o tym Ci, którzy doświadczyli takich sytuacji.

Jak uniknąć zbędnych kosztów?

Podobnie jak w przypadku leczenia, lepiej skorzystać z usług specjalisty, warto od czasu do czasu skorzystać z usług audytora systemów informatycznych. Inwestycja w audyt IT zwraca się wielokrotnie w przyszłości, ponieważ obejmuje szereg różnych zagadnień związanych nie tylko z IT. W efekcie firma może uzyskać szczegółowe informacje jak zwiększyć bezpieczeństwo infrastruktury informatycznej i podnieść poziom ochrony informacji.