Oznaczenia sprzętu komputerowego pozwalają zachować kontrolę nad sprzętem używanym w firmie. Poczytaj jak okresowa inwentaryzacja komputerów i sprzętu sieciowego pozwala na planowanie budżetu IT z pożytkiem dla biznesu!

Inwentaryzacja w firmie

Dział księgowości w firmach z reguły ma sporo pracy. Na koniec roku firmy przeprowadzają inwentaryzację towaru, obowiązek inwentaryzacji wynika z ustaw podatkowych, z ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja mienia firmy to sprawa niekiedy zaniedbywana w wielu firmach. Obowiązek inwentaryzacji środków trwałych w firmie zależy od wielu czynników (czy znajduje się na terenie ogrodzonym, strzeżonym, itp.). Wiele firm robi inwentaryzację środków trwałych co 4 lata (maksymalne odstępy pomiędzy inwentaryzacjami ŚT). Inwentaryzacja roczna w firmie pokazuje ubytki mienia, inwentaryzacja ŚT i wyposażenia dostarcza informacje przydatne do planowania budżetu na kolejny rok. Dobrze zorganizowana firma posiada dobrze oznaczone wyposażenie biura (oznaczenia komputerów, oznaczenia mebli, itp.).

Oznaczenia księgowe komputerów w postaci bezpiecznych, samoprzylepnych nalepek umożliwiają szybkie przeprowadzenie inwentaryzacji mienia firmowego. Zwykle zarząd firmy powołuje komisję inwentaryzacyjną która wykonuje spis z natury w firmie. Dobra praktyka to powołanie drugiej komisji inwentaryzacyjnej, która niezależnie od pierwszej komisji wykonuje drugi spis z natury. Następnie obydwa spisy z natury są porównywane ze sobą a niejasności są wyjaśniane i znajdują odzwierciedlenie na liście różnic inwentaryzacyjnych. Inwentaryzacja mienia firmy powinna być dokonana szybko i sprawnie, najlepiej w ciągu jednego dnia, tak aby uniknąć przenoszenia mienia z jednego pomieszczenia do drugiego.

Komisja inwentaryzacyjna powinna na arkuszu spisu z natury używać oznaczeń mienia i oznaczeń komputerów zrozumiałych dla księgowości. Z reguły nazwa komputera nie wystarczy, potrzebne jest spisanie księgowego oznaczenia komputera (symbol środka trwałego lub symbol wyposażenia). Spis z natury powinien być dokonany ręcznie, tj. spisany długopisem na arkuszu inwentaryzacyjnym przez jednego z członków komisji inwentaryzacyjnej. Drugi członek komisji odczytuje w tym czasie oznaczenia księgowe komputerów i innego sprzętu w biurze. Uwaga: członkowie komisji inwentaryzacyjnej powinni mieć dobry wzrok, względnie należy zakupić im lupę, aby mogli odczytać zadrukowane maczkiem oznaczenia komputerów, oznaczenia monitorów czy oznaczenia księgowe drukarek.

Inwentaryzacja komputerów

Efektywna pomoc dla firmy w zakresie inwentaryzacji komputerów, monitorów, drukarek to dobre oznaczenie księgowe komputerów w postaci trwałych nalepek (kolorowe etykiety samoprzylepne). Komputery w wielu firmach nie posiadają fizycznych oznaczeń wykorzystujących etykiety. Wiele firm oznacza komputery nietrwałymi nalepkami z papieru, które po kilku miesiącach blakną i nie daje się odczytać oznaczenia księgowego sprzętu komputerowego. Komisje inwentaryzacyjne mają kłopot z odczytaniem oznaczenia księgowego mienia firmy, szukają oznaczeń w księgowości, terminy zakończenia inwentaryzacji przedłużają się w nieskończoność. Spis z natury w zorganizowanej firmie przebiega sprawniej, dzięki czemu pracownicy mogą szybciej wrócić do swoich obowiązków. Efektywne oznaczanie majątku firmowego przebiega w taki sposób, aby komputery były łatwo identyfikowane nie tylko przez dział Help Desku ale i księgową czy komisję inwentaryzacyjną.

Oznaczenia komputerów

Oznaczenia komputerów na etykietach samoprzylepnych mogą zawierać kilka informacji:
-numer środka trwałego (obecnie wartość powyżej 10 000zł netto), wpis do ewidencji środków trwałych (EŚT).
-numer środka nietrwałego (składnik majątku o cenie powyżej 1500zł netto, okres użytkowania <12 miesięcy), wpis do ewidencji wyposażenia (EW).
-numer środka nietrwałego (składnik majątku o cenie powyżej 1500zł netto i poniżej 10 000zł netto okres użytkowania >12 miesięcy), można wpisać do ewidencji środków trwałych (EŚT).
–numer komputera w dziale IT,
-nazwa komputera,
-numer seryjny sprzętu (zwykle jest nadrukowany maczkiem),
-kod kreskowy zawierający najważniejsze informacje o sprzęcie.

Kto oznacza komputery?

Oznaczanie sprzętu komputerowego w firmach często przebiega pod dyktando działu księgowości, który z reguły widzi interesy działu księgowości (oznaczenia środków trwałych). Kierownik działu administracji w firmie często samodzielnie opracowuje oznaczenia środków nietrwałych czyli wyposażenia firmowego. Dział Help Desk w firmie na bieżąco prowadzi rejestr sprzętu komputerowego używając terminologii informatycznej (nazwa, marka komputera, typ, model). Jeśli 3 działy w firmie nie rozmawiają ze sobą lub nie potrafią się dogadać pomiędzy sobą co do oznaczeń sprzętu komputerowego – to jeden sprzęt może mieć kilka różnych oznaczeń. To może być źródłem problemów przy identyfikacji sprzętu i wpływa na dłuższy czas inwentaryzacji w firmie. To chyba dobry powód aby poszczególne działy w firmie uzgadniały pomiędzy sobą nazewnictwo sprzętu komputerowego?

Komputerowe składniki majątkowe

Ceny komputerów mocno spadły w ostatnich  latach. Wartość zakupionego komputera z monitorem mieści się poniżej kwoty 10 000zł, to powód dla którego księgowe od razu amortyzują zestawy komputerowe nadając im swoje oznaczenia księgowe. Rzeczywistość pokazuje, że w wielu przypadkach punkt widzenia księgowych jest życzeniowy. Pracownicy wymieniają się monitorami, specjalistka od marketingu chce duży monitor aby dokładnie widzieć kolory broszury reklamowej. Projektant w zakładzie przemysłowym czy w biurze architektonicznym chce jeszcze większy monitor ponieważ nie widzi szczegółów detali CAD. Monitor komputerowe krążą po firmie, ciężko nad nimi zapanować.

5 sposobów znakowania komputerów

1.Oznaczenie funkcjonalności sprzętu

Dobre nawyki oznakowania majątku firmy nasuwają pomysł podzielenia mienia, które posiada swoje własne oznaczenia:
-APx – punkt dostępowy sieci bezprzewodowej (inaczej router WiFi),
-Dx – drukarka komputerowa,
-DPx – zewnętrzny dysk przenośny,
-DSx – drukarka sieciowa (N- z j.ang. network)
-Kx – komputer,
-KAx – kamera przemysłowa,
-Lx – laptop (notebook – przekątna ekranu z reguły powyżej 12,00 cali),
-Mx – modem (Twój a nie dostarczony przez operatora ISP czyli dostawcę Internetu),
-MDx – macierz dyskowa
-MKx – monitor komputerowy,
-Nx – netbook (przekątna ekranu do 12 cali, ma wbudowaną klawiaturę),
-Px – projektor multimedialny,
-Rx – router (korporacyjne routery dla średnich i dużych firm),
-REx – rejestrator cyfrowy do telewizji przemysłowej (x – numer kolejny),
-RMx – router zawierający modem (routery dla małych firm często mają wbudowane modemy),
-Sx – smartfon (telefon z systemem operacyjnym i ekranem dotykowym),
-SVx – serwer fizyczny, inaczej można oznaczać funkcjonalne serwery wirtualne, względnie kontenery,
-SAPx – serwer aplikacji,
-SWx – koncentrator (z j.ang. switch = przełącznik),
-Tx – tablet (przekątna ekranu do 12 cali, klawiatura na ekranie dotykowa),

*x -oznacza numer kolejny -np. 001, 002, 003, w zależności od liczby użytkowników.

2.Oznaczenia środków trwałych

Po zakupie sprzętu komputerowego, którego wartość przekracza kwotę 10000zł netto, firmowa księgowa nadaje mu numer w programie księgowym. W zależności od firmy, numer ŚT (środka trwałego) może wyglądać inaczej, przyjmiemy założenie, że będzie to numer kolejny sprzętu i rok zakupu, np. 546/2019.

3.Oznaczenie wyposażenia firmy

Dział administracji w firmie stosuje swoje oznaczenia mienia firmowego, które nie zawsze mają związek z jego funkcjonalnością. W przypadku sprzętu komputerowego warto aby skonsultował symbolikę nazewnictwa komputerów z działem Help Desk. Jeśli firma nie posiada na etacie informatyka, pomoc administracji firmy w zakresie zarządzania mieniem może zapewnić outsourcing informatyczny. Administrator firmowy do oznaczania wyposażenia firmy (Komputer Kxxx) stosuje numery kolejne, skrót nazwy miejscowości lub numer oddziału firmy (Oxx), numer pokoju lub sali (P12), rok zakupu (2019). Oznaczenie wyposażenia może mieć postać: K001/WWA/P12/2019

4.Oznaczenia właścicieli firmy

Interesy najczęściej prowadzą oszczędni ludzie, którzy lubią płacić podatki tylko jeden raz. Działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powoduje, że właściciel firmy jest podwójnie opodatkowany. To powód dla którego oszczędni biznesmeni rejestrują spółki komandytowe (sp.k.) które są udziałowcami spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (sp.z o.o.). Optymalizacja podatkowa zapewnia korzyści właścicielom wielu firm a zarazem prowadzi do sytuacji, że sprzęt komputerowy jest kupowany do jednej firmy i może być wykorzystywany w wielu firmach. Właściciel firmy rzadko interesuje się, co dzieje się z zakupionymi zestawami komputerowymi, dla właściciela jest ważne aby komputery pracowały dla niego bez względu na firmę w której się znajdują. Taka sytuacja skutkuje zagrożeniami dla interesów właścicieli firm.

Częste przemieszczanie sprzętu komputerowego, wymiany dysków rodzą zagrożenie utraty informacji firmowych. Instalacja oprogramowania biurowego zakupionego przez firmę X na komputerze firmy Y oznacza zagrożenie wysokich kar pieniężnych za używanie nielegalnego oprogramowania. Warto pamiętać, że oprogramowanie przypisane jest do danej firmy a nie do właściciela firmy. Zapewne część właścicieli firm ma świadomość zagrożeń wynikających z nieprawidłowego oznaczania i użytkowania komputerów w różnych firmach. Rozsądni właściciele firm dbają aby oznaczenia komputerów zawierały oznaczenie spółki. Może to być skrót nazwy firmy, formy działalności gospodarczej, rodzaju działalności, itp.. Właściciele firm mogą stosować numery kolejne, np. spzx, spkx, spkax, gdzie x oznacza numer kolejny, np.: K001/WWA/SPK1

5.Informatyczne oznaczenia komputerów

Świadomy zagrożeń dział Help Desk oznacza sprzęt komputerowy w taki sposób, aby szybko pomagać pracownikom w firmie. Przeciętny pracownik nie poda adresu IP informatykowi ponieważ nie wie gdzie go szukać. Dział Help Desk z reguły uruchamia usługę DHCP (automatyczne nadawanie adresów IP) dla komputerów pracowników i wystarczy, że pracownik firmy poda nazwę komputera (z j.ang. hostname) a informatyk sam sobie znajdzie odpowiedni adres IP.
Okresowa inwentaryzacja komputerów pozwala zaplanować budżet IT na kolejny rok po wcześniejszym przedyskutowaniu potrzeb biznesu (oprogramowanie do monitorowania sieci).
Opracowanie standardu nazewnictwa komputerów w firmie pomaga w rozwiązywaniu problemów biznesowych. Dodatkowo nazwanie komputerów i ponumerowanie sprzętu komputerowego pomaga w codziennej pracy firmy. Działy Help Desk stosują różne nazwy komputerów: „pc001”, „marek”, „ksiegowa” albo nazwa komputera od nazwy miasta, np. wwa001. Różne kombinacje nazewnictwa wynikają z funkcjonalności sprzętu, położenia geograficznego lub fantazji działu IT:-)

Jak oznaczać komputery?

Najlepsze oznaczenia komputerów to takie, które zaspokajają interesy właścicieli firmy i interesy pracowników a zarazem dają się szybko zinterpretować czytającemu pracownikowi. Zastanówmy się, jak może wyglądać idealne oznaczenie komputerów, które pogodzi interesy działów: księgowego, administracji i działu IT (Help Desk).

1.Punkt widzenia księgowej: 546/2019 (zestaw komputerowy),
2. Punkt widzenia kierownika działu administracji: K001/WWA/P12/2019 (zestaw komputerowy),
3 Punkt widzenia właściciela firmy: K001/WWA/SPK1 (firma do której należy zestaw komputerowy),
4.Punkt widzenia informatyka: K001/P12/2019 + MK001/P12/2019 (komputer + monitor)
Jak pogodzić interesy pracowników w firmie? Odpowiedź na potrzeby biznesu to opracowanie odpowiedniego standardu nazewnictwa sprzętu komputerowego (można rozszerzyć na inne mienie firmowe). Kolejny krok to przygotowanie list inwentaryzacyjnych na podstawie których wyznaczony dział przygotuje samoprzylepne etykiety z opisem dopasowanym do potrzeb biznesu (właścicieli firm). Nadruk na etykiecie przyklejonej na komputer może wyglądać następująco:

Środek trwały:
Zakupiony zestaw komputerowy księgowa rozbija na 2 pozycje:
Komputer:
K001/SPK1
546/K001/WWA/P12/2019
+ monitor jako wyposażenie (Dz.Administracji wpisuje do książki inwentarzowej):
MK001/SPK1
MK001/WWA/P12/2019

Wyposażenie (środki nietrwałe):
Księgowa księguje zakupiony zestaw komputerowy jako 2 pozycje:
Komputer:
K001/SPK1
K001/WWA/P12/2019
+ monitor:
MK001/SPK1
MK001/WWA/P12/2019

Oczywiście powyższe nazwy można zapisać w postaci kodu kreskowego i wydrukować na bezpiecznej, samoprzylepnej etykiecie. Warto dodać, że można stosować zwykłe etykiety które łatwo można odkleić lub bezpieczne etykiety, po których odklejeniu pozostaje ślad. W ten sposób można zidentyfikować czy ktoś podmieniał etykietę (komputer) i w jakim celu. Podczas inwentaryzacji wystarczy zeskanować kod kreskowy a potem skorzystać z aplikacji która wczyta zeskanowane dane i umożliwi wydruk listy inwentaryzacyjnej. W ten sposób można niejako zautomatyzować inwentaryzację mienia firmowego. Powyżej przedstawiłem swoje propozycje – a jak to wygląda u Ciebie w firmie?

Inwentaryzacja mienia

Oceń samodzielnie czy inwentaryzacja sprzętu komputerowego jest dla Ciebie ważna. Jeśli masz małą, kilkuosobową firmę zapewne jeszcze nie dostrzegasz problemów związanych z brakiem oznaczenia sprzętu komputerowego. Przewidujący przedsiębiorca porządkuje procesy biznesowe od momentu założenia firmy. Jeśli Twoja firma posiada więcej niż 10 komputerów, to czas najwyższy aby przeprowadzać regularne inwentaryzacje komputerów. Nie pozwól aby komputery panowały nad Tobą, to Ty przejmij kontrolę nad komputerami!