W życiu każdy z nas uczestniczy w różnych spotkaniach, często w ramach wspólnot mieszkaniowych, stowarzyszeń zawodowych lub w spotkaniach firmowych. Doświadczenie uczy, że bez precyzyjnie przygotowanego planu spotkania, spotkanie może być nieefektywne. Szanse na załatwienie spraw podczas spotkania maleją jeśli nie ma ustalonych reguł które będą na nim obowiązywać. W efekcie wszyscy uczestnicy mogą być niezadowoleni, ponieważ nie udało się rozwiązać problemów lub uzyskać akceptacji odpowiedzialnych osób (matryca RACI) dla pomysłów rozwiązań. Dlatego warto organizować spotkania w profesjonalny sposób przy użyciu efektywnej komunikacji.

Zasada 40-20-40 dotycząca spotkań

40% czasu – przygotowanie do spotkania – analiza danych

W praktyce oznacza to:
-sformułowanie celu spotkania.
-przygotowanie protokołu z poprzedniego spotkania (lub przygotowanie wsadu, informacji na nowe spotkanie).
-aktualizację statusu realizacji zadań od czasu ostatniego spotkania. Wymaga to pozyskania informacji od osób odpowiedzialnych za realizację tych zadań i umieszczenia ich w protokole.
-przygotowania odpowiedzi na ewentualne pytania (rozwiązania problemów).
-poinformowanie uczestników o koordynatorze spotkania i jego potencjalnym zastępcy.

20% czasu – spotkanie (agenda, omówienie zagadnień)

W praktyce może to wyglądać tak:
-omówienie statusu realizacji zadań.
-omówienie propozycji nowych zadań.
-przyporządkowanie zadań do osób (RACI) i ustalenie terminów realizacji.
-pilnowanie czasu spotkania aby zmieścić się z zaplanowanym okienku czasowym.

40% czasu – realizacja zadań

-przygotowanie protokołu ze spotkania wraz z listą zadań.
-wysłanie protokołu do osób obecnych na spotkaniu + do odpowiedzialnych za realizację zadań.
-bieżące uaktualnianie postępu realizacji zadań.
-realizacja zadań ustalonych na spotkaniu + notowanie pomysłów na ulepszenia procesów.

Przygotowanie spotkania

Warto pamiętać aby na spotkania zapraszać ludzi, którzy mają moc decyzyjną i znają określoną w agendzie tematykę spotkania. W przeciwnym przypadku – dla nie zainteresowanych będzie to strata czasu. W zaproszeniu wysyłanym do uczestników warto posłużyć się słowami kluczowymi, np. w temacie zaproszenia można umieścić: DLP – Bezpieczeństwo – Budżet – Wymagania prawne. Wraz z zaproszeniem – organizator spotkania powinien wysłać agendę spotkania, protokół z ostatniego spotkania oraz komplet materiałów, które będą omawiane na spotkaniu. Szacunek dla innych nakazuje punktualne przybycie, prowadzący spotkanie powinien zadbać aby wcześniej podłączyć komputer do projektora i czekać z agendą na zaproszonych gości.

Uczestnicy również powinni przygotować się do spotkania, mogą przygotować propozycje ulepszeń, nowych rozwiązań względnie nowych tematów. Przed spotkaniem uczestnicy powinni wysłać tak przygotowane materiały do organizatora spotkania po to aby mógł je umieścić w rozsyłanych do uczestników materiałach. W innym przypadku – gdy uczestnik spotkania prezentuje nowe pomysły z zaskoczenia, na zebraniu w ramach spraw różnych– to pozostali uczestnicy nie mają czasu się z nimi zapoznać i przemyśleć aby podjąć decyzje. W takim przypadku prowadzący spotkanie – powinien włączyć materiały od uczestników do zbiorczych materiałów i dokonać adnotacji w protokole. Tak przygotowany materiał powinien być dyskutowany na kolejnym spotkaniu, a uczestnicy w międzyczasie będą mieć możliwość analizy nowych propozycji i przygotowania odpowiedzi na kolejne zebranie.

Organizator spotkania powinien zadbać aby zarezerwować salę na spotkanie. W przypadku spotkań na których będą omawiane krytyczne dla firmy zagadnienia – warto zwrócić uwagę na spuszczenie zasłon (zagrożenie filmowaniem z drona). Dodatkowo warto sprawdzać czy w sali są zainstalowane kamery lub czy nie ma zainstalowanych urządzeń podsłuchowych. Oczywiście, trzeba uważać aby nie wpaść w paranoję, niemniej warto mieć na uwadze możliwości współczesnej techniki. W zaproszeniu na spotkanie można poprosić uczestników aby zostawili telefony u siebie w zamkniętym biurku, względnie można ich poprosić o wyłączenie telefonów i odłożenie na bok do pojemnika.

Przebieg spotkania

Na początku zebrania należy ustalić reguły jakie na nim obowiązują, to rola organizatora spotkania. Organizator powinien wskazać protokolanta zebrania, który dysponuje kompletem materiałów na zebranie. Warto przypomnieć o podstawowych zasadach kultury podczas spotkania, tj, zachowaniu higieny osobistej, nie jedzeniu i siorbaniu kawy. W dalszej kolejności warto poinformować uczestników o planowanym czasie spotkania i zakomunikować agendę. Zebranie powinno się odbywać w pozytywnej atmosferze, bez zastraszania i pokrzykiwania na innych ponieważ takie zachowania budzą negatywne emocje i w efekcie torpedują podejmowanie decyzji. Dlatego warto, aby organizator spotkania zakomunikował o już zrealizowanych zadaniach i przypomniał o sukcesach w rozwiązywaniu problemów przez uczestników.

Prowadzący spotkanie powinien dbać o to, aby w danym czasie mówiła tylko jedna osoba, aby nie doprowadzić do chaosu. Prowadzący powinien korygować niepożądane zachowania uczestników jak dyskusję nie na temat, dyskusję opartą nie na faktach czy też przedstawianie problemów bez propozycji ich rozwiązań. Protokolant powinien dbać aby zanotować wszelkie podjęte decyzje i zadania. W czasie poświęconym na sprawy różne – uczestnicy mogą zgłaszać problemy i propozycje ich rozwiązań. Organizator powinien dbać aby zebranie zmieściło się w zaplanowanych wcześniej ramach czasowych.

Na końcu spotkania – organizator powinien zrobić podsumowanie spotkania, upewnić się, że zostały spisane wszystkie zadania oraz osoby odpowiedzialne potwierdziły wolę i termin ich realizacji. To czas gdy sekretarz może odczytać treść notatek, protokołu z zebrania oraz dopisać ewentualne zadania których nie zdążył zapisać.

Koniec spotkania – realizacja ustaleń

Organizator spotkania powinien poinformować uczestników o najważniejszych podjętych decyzjach oraz zadbać o to, aby protokół z zebrania został niezwłocznie przesłany zarówno do uczestników jak i do osób które mają być zaangażowane w realizację podjętych zadań. Dodatkowo, organizator powinien poinformować uczestników o terminie kolejnego zebrania. Z kolei uczestnicy spotkania powinni na bieżąco raportować postęp z realizacji zadań do organizatora spotkania. W szczególności powinni dostarczyć mu materiały z postępu realizacji swoich prac min. 1 dzień przed kolejnym spotkaniem. Po spotkaniu, organizator powinien zmazać adnotacje z tablicy, zebrać pozostawione notatki czy zapomniane przez uczestników rzeczy. Obowiązuje zasada czystego biurka.

Podsumowanie wpisu

W przypadku spotkań na których są poruszane krytyczne dla firmy zagadnienia – warto pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu omawianych informacji, zarówno w locie jak i w trakcie przechowywania. W tym celu warto wykorzystać różne formy szyfrowania plików. Warto wziąć pod uwagę, że rozwiązania chmurowe niekoniecznie spełniają najwyższe wymagania odnośnie CIA (Confidentiality – poufność, Integrity – integralność oraz Availability – dostępność).

Powyższe zasady organizacji spotkań mogą być przydatne nie tylko w firmach, stowarzyszeniach czy fundacjach ale również podczas organizacji spotkań wspólnot mieszkaniowych, zebrań mieszkańców spółdzielni mieszkaniowych lub innych instytucji. Udostępnij znajomym, mogą wykorzystać do poprawy efektywności spotkań które organizują lub w których uczestniczą.